Przechowywanie i organizacja wizytówek

Każdy kto pracuje, po pewnym czasie posiada sporą liczbę kontaktów biznesowych. Najczęściej nasza baza to stos wizytówek trzymanych w szufladzie albo w pudełku. Jednak taka forma przechowywania kontaktów jest często nieefektywna. Możemy jednak w łatwy sposób usprawnić naszą bazę:

Sposób 1. Organizery i albumy na wizytówki

Przechowywanie i organizacja wizytówek w specjalnych albumach jest sposobem przeznaczonym głównie dla tradycjonalistów. Ta forma pozwala na zachowanie papierowej formy wizytówki. Niektórzy kolekcjonują wizytówki nie tylko ze względu na dane kontaktowe ale dlatego, że niektóre bilety wizytowe stanowią małe dzieła sztuki lub przejaw wyjątkowej kreatywności.

Albumy i organizery na wizytówki można kupić w sklepie papierniczym lub hipermarkecie. Znajdziemy albumy różnego formatu oraz różnej pojemności. Najczęściej album posiada przeźroczyste kieszonki w których umieszczamy wizytówki. Warto szukać albumu, który posiada alfabetyczne przekładki, to ułatwi nam  zorganizowanie naszego zbioru.

Drugą formą są organizery np. w formie organizera kołowego. Jest to elegancki przedmiot, najczęściej przeznaczony do ustawienia na biurku, który tworzy naszą własną, podręczną książkę telefoniczną.

Jednak pamiętajmy, że żadna forma organizacji nie sprawdzi się jeśli nie uporządkujemy naszego zbioru. Możemy wizytówki ułożyć alfabetycznie według nazwisk lub alfabetycznie według nazw firm. Warto na odwrocie wizytówki napisać informację, gdzie poznaliśmy daną osobę.

Sposób 2. Baza elektroniczna

W celu stworzenia bazy elektronicznej będziemy musieli przepisać nasze kontakty. Taką bazę możemy stworzyć w postaci pliku programu Excel lub Access. Jeśli mamy duży zbiór wizytówek będzie to proces dość czasochłonny. Jednak efektem będzie łatwo do przeszukiwania i obsługi baza kontaktów. Warto pamiętać aby w przyszłości wizytówki dodawać do bazy regularnie.

Sposób 3. Skanowanie

Jeśli nie mamy czasu na przepisywanie wizytówek możemy skorzystać ze specjalnej aplikacji do skanowania kart biznesowych. Aplikacje pozwalają przy pomocy telefonu szybko zdigitalizować papierową wizytówkę do formy elektronicznej. W ten sposób łatwo przeniesiemy potrzebne dane kontaktowe do naszej książki adresowej w telefonie. Znajdziemy zarówno aplikacje bezpłatne i płatne, i na Androida i na iPhona.

Lista aplikacji dostępnych na system Android: http://goo.gl/jxHN3
Przykład aplikacji dla iPhone: http://goo.gl/G2vvs